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05.02.2023

Automatische Verarbeitung Ihrer Rechnungen

Um die Rechnungen unserer Lieferanten noch schneller und sicherer zu verarbeiten, haben wir die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung erweitert. Voraussetzung für die elektronische Verarbeitung ist, dass Sie ab dem 01.03.2023 für Ihre Rechnungen zwingend folgendes berücksichtigen:

Angabe des bei der Bestellung mitgeteilten Referenzcodes in jeder Rechnung

Beispiel für einen Referenzcode: RC-KST-AT-111-01211100

    • Bitte drucken Sie den Referenzcode genau in der definierten Schreibweise und 1-zeilig maschinell, nicht fett und nicht kursiv auf
    • Pro Rechnung kann nur ein Referenzcode angegeben werden
    • Die bloße Angabe der Kostenstelle ist nicht ausreichend
    • Wenn Ihnen der Referenzcode bei der Bestellung bzw. im Vertrag nicht bekannt gegeben wurde, setzen Sie sich bitte vor Rechnungslegung mit Ihrer Ansprechpartner in Verbindung.

Elektronische Übermittlung als PDF-Datei via E-Mail

      • Pro E-Mail kann nur eine Rechnung oder eine Gutschrift übermittelt werden
      • Die Rechnung oder Gutschrift muss im PDF-Format (unverschlüsselt, ohne Kennwort, nicht gepackt (ZIP, RAR)) als E-Mail-Dateianhang angefügt sein
      • Die PDF-Datei muss ein digitaler Druck sein. Ausdrucken auf Papier und anschließendes Scannen führen zu Qualitätsverlusten, welche die elektronische Verarbeitung stören
      • Pro E-Mail kann nur ein Dateianhang angefügt sein. Werden rechnungsbegründende Beilagen (Mengenberechnungen, Preisumrechnungen, gegengezeichnete Lieferscheine, Stundennachweise, Leistungsberichte, usw.) zeitgleich übermittelt, müssen diese im selben PDF-Dokument enthalten sein, wobei die Rechnung oder Gutschrift das erste Teildokument sein muss
      • Eine elektronisch übermittelte Rechnung darf keinesfalls nochmals in Papierform versendet werden.

Wir bitten Sie ab dem 01.03.2023 Ihre Rechnungen elektronisch via E-Mail zu übermitteln. Können Sie diesem Ersuchen nicht entsprechen, steht Ihnen selbstverständlich weiterhin die postalische Übermittlung offen. Die oberhalb dargestellten Voraussetzungen für die ordnungsgemäße Verarbeitung sind auch im Falle einer postalischen Übermittlung gültig.


Wir bitten um Verständnis, dass wir Rechnungen ohne die vorgenannten Inhalte nicht bearbeiten können und an Sie zurücksenden - Wir weisen Sie in diesem Zusammenhang darauf hin, dass die Zahlungsfristen erst mit Einlangen einer korrekt ausgestellten Rechnung zu laufen beginnen.

Vielen Dank für Ihre Kooperation und

Mit freundlichen Grüßen

HTB Baugesellschaft m.b.H.

Hochbau Fliesen-Arzl - er.arzlfliesen@htb-bau.at

Hochbau Holzbau-Arzl - er.arzlholzbau@htb-bau.at

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